许多合作社都在章程里规定，每年至少召开一次社员（代表）大会。召开社员（代表）大会是落实合作社民主管理的重要方式，可以总结经验，鼓舞信心，计划下一阶段工作，很有必要。对大部分合作社来说，在年初开会比较合适。一是这段时间大家都不太忙，有时间。二是这段时间刚好可以总结上年工作，计划新年任务。
　　1、开会的对象
　　一般合作社，社员总数不足100个的，可以召开全体社员参加的社员大会。如果社员数超过150个的，应该召开社员代表大会，代表人数为30-50人比较合适。合作社开年度会议还可以邀请合作社联合会和附近合作社代表参加，互相交流，互相观摩。
　　2、开会前的准备
　　要开好年度会议，合作社理事长或理事会应该在会前半个月左右花一两天时间做好准备。
　　一是要对去年合作社的经营服务情况进行简单的总结。如一年来合作社联合销售了多少产品；联合购买了哪些农用物资；开展了几次技术培训和科技服务工作；合作社在产品质量、品牌建设、基地认证等方面做了哪些工作，取得了哪些成效；合作社社员增加了几个；基地扩大了多少；在合作社经营服务和管理方面有哪些经验和教训，等等。
　　二要搞好年度财务核算，编制会计报表，提出盈余分配方案。合作社的财务核算和盈余分配对社员利益关系最直接。合作社不仅要按合作社会计制度进行财务核算和编制会计报表，还应该对一年来的收入支出情况进行分类，向社员公开。合作社的盈余分配要根据合作社法和章程的规定，主要按照交易额或交易量的比例分配盈余。合作社监事会或执行监事要对合作社的财务和盈余分配方案进行监督。这里要强调的是，要特别注意做好社员个人账户的核算。
　　三要对新的一年进行计划。一年之计于春，合作社理事会或理事长在开春时要对新的一年做个计划，理清思路。比如社员发展计划。一般来说，合作社每年发展10-30%的新社员比较合适。如果合作社的社员个人账户比较清晰，发展新社员就比较容易。合作社要对成员档案情况（包括基地情况）和合作社资产状况进行整理，然后根据自己的财务物力情况和发展的需要提出新一年的工作计划，包括市场开拓、品牌建设、项目建设等等。有可能的话要编制一年的预算，从哪些方面赚钱，在哪些方面要花钱。如果有可能，理事会还应该起草合作社内部管理方面的重要制度，提请会员大会表决通过。比如社员入社退社制度、财务管理制度、民主议事决策制度、盈余分配制度等等这些关系到社员的切身利益，是重要制度，应该由社员大会表决通过。
　　四要做好会前的事务准备。要落实好会议场地，提前通知社员和邀请的人员与会，对于必须印发的会议资料要提前印好。
　　3、开会的议程
　　合作社的年度会议可以安排以下几项议程，会议的时间应该控制在2个小时以内。
　　一是合作社理事长汇报上年度的工作情况和今年的工作计划。
　　二是对合作社的财务情况进行通报，审议和通过盈余分配方案。
　　三是听取合作社监事会或执行监事的工作汇报。监事会要重点汇报对财务监督的情况和对会员遵守合作社章程制度和纪律的情况。
　　四是审议和通过理事会起草的重要制度等。
　　如果还想隆重一点，最后可以请会议邀请的乡镇领导或上级部门领导说几句祝贺的话。
　　合作社开会一要紧凑，二要实在，要避免太多形式的东西。另外要注意，为了提高会议效率和维持良好的秩序，除非一定比例或数量的社员书面提出正式议案，社员大会一般不对个别社员提出的问题和建议进行辩论。合作社可以规定五分之一以上或20个以上社员，可以在会员大会前一天书面提出议案。

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